[Prawo morskie] Demurrage, detention i storage – jak zabezpieczyć się w umowie, skutecznie złożyć reklamację i ograniczyć ryzyko sporu z armatorem?

To trzecia i ostatnia część cyklu poświęconego opłatom demurrage, detention i storage w transporcie morskim. W poprzednich artykułach wyjaśniliśmy, czym różnią się demurrage, detention i storage, kiedy powstają oraz kto za nie odpowiada i kiedy można je zakwestionować. Teraz skupiamy się na działaniach, które można podjąć zanim dojdzie do sporu – i na tym, jak skutecznie prowadzić sprawę, gdy opłata już została naliczona.

Dobrze skonstruowane zlecenie spedycyjne i umowa ramowa to pierwsza linia obrony, jak i najtańsza, bo działają prewencyjnie, zanim dojdzie do sporu.

W praktyce większość problemów z rozliczeniem opłat wynika nie z braku świadomości, że takie koszty w ogóle istnieją, lecz z tego, że umowy między spedytorem a zleceniodawcą milczą na temat tego, kto je ostatecznie ponosi. W zleceniu spedycyjnym warto wyraźnie wskazać, która strona odpowiada za koszty demurrage, detention, storage powstałe z winy klienta – brak dokumentów, spóźniony odbiór, niedyspozycyjność magazynu. Bez takiego zapisu spedytor, który zapłacił armatora, może mieć poważny problem z odzyskaniem pieniędzy od zleceniodawcy, bo regres na zasadach ogólnych bywa trudny do wykazania w praktyce.

Równie ważny jest obowiązek informacyjny po stronie klienta: zleceniodawca powinien być zobowiązany do niezwłocznego powiadamiania spedytora o każdym opóźnieniu mogącym wpłynąć na bieg free time. W wielu sprawach dochodzi do sytuacji, w których spedytor dowiaduje się o problemach celnych lub magazynowych z tygodniowym opóźnieniem – a opłata przez ten czas narasta.

Procedura reklamacyjna – forma, termin, wymagane dokumenty – powinna być określona wprost, by uniknąć sytuacji, w której spedytor kwestionuje opłatę, lecz klient odmawia współpracy przy zbieraniu dokumentów potrzebnych do reklamacji.

W relacji z armatorem lub operatorem terminala warto przy regularnych wolumenach negocjować: wydłużone free time na trasach z chroniczną kongestią, klauzulę o zawieszeniu biegu opłat przy niedostępności kontenera z przyczyn niezależnych od importera (container unavailability clause) oraz limit maksymalnej kwoty opłat, który chroni przed nieskończonym detentionem opisanym w poprzedniej części cyklu. Rekomendowany jest standard branżowy równe traktowanie merchant haulage i carrier haulage w zakresie warunków demurrage, detention, storage (DDS), wskazując, że różnicowanie może naruszać unijne reguły konkurencji.

Każda sprawa o demurrage, detention lub storage wymaga weryfikacji kompletnej dokumentacji operacyjnej – bo odpowiedź na pytanie, czy opłata jest zasadna i kto za nią odpowiada, zawsze leży w konkretnych dokumentach, a nie w ogólnych regułach.

W pierwszej kolejności analizujemy booking confirmation, czy taryfa D&D była komunikowana przed zawarciem umowy i w jakiej formie. Następnie konosament (B/L), kto jest wskazany jako shipper, jakie prawo właściwe i jaka klauzula jurysdykcyjna, bo od tego zależy, w jakim trybie i przed jakim sądem toczyłby się ewentualny spór. Zarówno TSUE, jak i Sąd Apelacyjny w Szczecinie (I ACz 259/16) wyraźnie wskazują, że prawidłowa interpretacja klauzuli jurysdykcyjnej wymaga uprzedniego ustalenia prawa właściwego dla konosamentu – a co za tym idzie, ocena skuteczności takiej klauzuli nie jest czysto formalna.

Taryfa armatora pozwala sprawdzić, czy stawki na fakturze są zgodne z umową, a progi eskalacji zostały prawidłowo zastosowane. Terminal notice lub availability notice to kluczowy dokument ustalający punkt startowy free time – jego brak lub błędna data to od razu argument w negocjacjach. Zlecenie spedycyjne badamy pod kątem zakresu odpowiedzialności spedytora i ewentualnych klauzul regresowych wobec zleceniodawcy. Wreszcie korespondencja operacyjna – e-maile, komunikaty systemowe, potwierdzenia gate-in/gate-out – dokumentuje, czy strony działały bez zbędnej zwłoki i czy armator lub terminal spełnił swoje obowiązki informacyjne.

Na koniec zwracamy uwagę na aspekt podatkowy, że koszty demurrage, detention i storage stanowią koszty transportu zwiększające podstawę opodatkowania VAT z tytułu importu na mocy art. 30b ust. 4 ustawy o VAT. Ich nieujawnienie w zgłoszeniu celnym – nawet gdy nie były znane w momencie odprawy – naraża zarówno importera, jak i agencję celną na wymiar zaległego podatku z odsetkami, z pięcioletnim terminem przedawnienia. 

Czym różni się demurrage od detention?

Demurrage to opłata za przetrzymanie kontenera wewnątrz portu ponad wyznaczony czas bezpłatny. Detention zaczyna biec od momentu wyjazdu kontenera z bramy portowej i trwa do chwili jego zwrotu do depozytu armatora. To dwie odrębne opłaty, naliczane przez tego samego wierzyciela – armatora – ale z osobnymi limitami free time i osobnymi stawkami dziennymi.

Czy demurrage i storage mogą być naliczane jednocześnie?

Tak, i to przez różnych wierzycieli. Demurrage nalicza armator za czas, przez który jego kontener zajmuje miejsce w porcie ponad bezpłatny okres. Storage nalicza operator terminala za korzystanie z powierzchni placu składowego. Obie opłaty mogą biec równolegle za ten sam okres – to oddzielne roszczenia z odrębnymi podstawami kontraktowymi, co komplikuje zarówno reklamację, jak i negocjacje.

Kiedy zaczyna biec detention po wyjściu kontenera z portu?

Free time na detention zaczyna biec od dnia wyjazdu z bramy portowej (gate-out). Liczba bezpłatnych dni wynika z warunków konkretnego armatora (zazwyczaj od 5 do 14 dni, zależnie od trasy i kontraktu). Datę gate-out zawsze należy weryfikować z dokumentem terminalowym, bo to od niej liczy się każdy dzień kary.

Czy opóźniona odprawa celna zwalnia z opłat demurrage?

Nie automatycznie. Terminową organizację odprawy celnej traktuje się jako obowiązek importera i jego agenta. Jeśli jednak opóźnienie wynikało z czynności narzuconych przez organy celne – zatrzymanie towaru, badania próbek, wszczętego postępowania etc., istnieje podstawa do zakwestionowania opłaty lub złożenia wniosku o wydłużenie free time. Każdy przypadek wymaga odrębnej oceny okoliczności faktycznych i dokumentacji.

Kto płaci za detention, gdy to klient spóźnił się z odbiorem kontenera?

Formalnie opłatę wobec armatora rozlicza spedytor jako strona bookingu. Czy może on przerzucić ten koszt na klienta, zależy wyłącznie od treści zlecenia spedycyjnego. Bez klauzuli regresowej lub wyraźnego zapisu o odpowiedzialności za koszty demurrage, detention lub storage odzyskanie należności od zleceniodawcy jest znacznie trudniejsze i wymaga wykazania związku przyczynowego między działaniem klienta a powstałą opłatą – co w praktyce bywa sporne.

Jakie dokumenty są niezbędne do skutecznej reklamacji opłat demurrage, detention, storage?

Kompletny pakiet reklamacyjny powinien obejmować: booking confirmation z warunkami D&D, konosament, taryfę armatora, terminal notice lub availability notice z datą udostępnienia kontenera, potwierdzenia gate-in i gate-out, fakturę D/D/S oraz korespondencję operacyjną dokumentującą przebieg odbioru lub zwrotu. Im pełniejsza dokumentacja, tym większa szansa na skuteczne zakwestionowanie noty bez konieczności wchodzenia w spór sądowy.

Czy spedytor jako przedstawiciel pośredni odpowiada za koszty demurrage, detention, storage wobec organów podatkowych?

Tak. Jest to odpowiedzialność solidarna z importerem. WSA w Gdańsku wielokrotnie potwierdził, że agencja celna działająca jako przedstawiciel pośredni w rozumieniu art. 18 Unijnego Kodeksu Celnego (UKC) jest podatnikiem VAT z tytułu importu i dłużnikiem celnym. Koszty demurrage, detention i storage nieujęte w zgłoszeniu celnym mogą skutkować wymiarem zaległego podatku z pięcioletnim terminem przedawnienia – niezależnie od tego, czy agencja wiedziała o wysokości tych kosztów w chwili dokonywania odprawy.

Jak liczyć free time przy imporcie kontenera?

Punktem startowym jest container availability date, czyli dzień, w którym armator lub terminal informuje, że kontener jest gotowy do odbioru. Nie jest to dzień zawinięcia statku ani dzień dokonania odprawy celnej. Data ta publikowana jest na platformie terminala lub armatora i jej bieżące monitorowanie należy do obowiązków spedytora. Warto uzyskać pisemne potwierdzenie tej daty, bo od niej liczy się każdy bezpłatny dzień.

Czy można negocjować warunki demurrage, detention, storage z armatorem?

Tak, szczególnie przy regularnych wolumenach. Negocjacje mogą obejmować wydłużenie free time, limit maksymalnej kwoty opłat (cap) oraz klauzulę o zawieszeniu biegu opłat przy niedostępności kontenera z przyczyn niezależnych od importera. Jako element dobrych praktyk branżowych wskazuje się, że ich brak naraża forwarderów na koszty, które de facto wynikają z problemów operacyjnych po stronie armatora lub terminala.

Czy kancelaria może pomóc w odzyskaniu nadpłaconego demurrage lub zakwestionowaniu noty demurrage, detention, storage?

Tak. W zależności od okoliczności możemy zweryfikować zasadność naliczenia, sporządzić i poprowadzić reklamację do armatora lub terminala, przeprowadzić negocjacje, a w razie potrzeby reprezentować klienta w postępowaniu sądowym lub arbitrażowym, w tym przed sądem zagranicznym wskazanym w klauzuli jurysdykcyjnej konosamentu (BL).

Even when demurrage, detention or storage charges are formally issued by the carrier or terminal, they are not always legally enforceable in the amount claimed – or at all. European courts have developed a body of case law that provides importers, exporters and freight forwarders with concrete grounds for challenging such charges, and well-drafted contractual provisions can prevent many disputes from arising in the first place.

Charges may be contested on several grounds. Where the D&D tariff was not communicated to the forwarder before the booking was concluded, or where it was not effectively incorporated into the contract of carriage, the legal basis for the charge may be absent. The Antwerp Court of Appeal ruled in March 2019 that while a tariff referenced in booking conditions is binding on a forwarder who did not object to it, the period of charging cannot be unlimited: once a container has been detained for more than a year beyond the expiry of free time, it must be treated as lost, and the carrier may claim only its replacement value rather than continuing detention fees. The UK Court of Appeal reached an equivalent conclusion in 2016, finding that sustaining a contract solely to generate an unending stream of detention income amounts to an abuse of the contractual clause. Where the container was seized by customs authorities and the carrier continued to raise charges despite no longer having control over the equipment, Belgian courts reduced the demurrage claim to zero, treating the conduct as an abuse of rights. Furthermore, where the carrier or terminal failed to issue a timely container availability notice, the US Federal Maritime Commission's Interpretive Rule provides that charges which can no longer function as a financial incentive – because the merchant was effectively prevented from collecting the container – should be suspended.

On the contractual side, freight forwarding agreements should expressly allocate responsibility for D/D/S costs arising from the client's conduct, impose an information obligation on the client to report any delays that may affect the free time period and establish a clear claims procedure. In negotiations with carriers, regular volume shippers should seek extended free time on congested trade lanes, a container unavailability clause that suspends the accrual of charges when release is prevented by the terminal, and a cap on total D/D/S exposure.

A thorough legal review of a D/D/S dispute requires analysis of the full documentary chain: booking confirmation, bill of lading, carrier tariff, terminal availability notice, gate-in and gate-out confirmations, the D&D invoice itself and all operational correspondence. The jurisdiction clause in the bill of lading must also be assessed against the applicable law of the document – a step that is frequently omitted in practice but is essential for determining the correct forum and the enforceable terms of the contract of carriage.