Rekomendacja dobrych praktyk notarialnych uzupełniająca zmiany kodeksu spółek handlowych wprowadzone w ramach Tarczy Antykryzysowej

W ostatnim czasie na sutek uchwalenia tzw. Tarczy Antykryzysowej do kodeksu spółek handlowych wprowadzone zostały zmiany ułatwiające działalność spółek kapitałowych podczas epidemii COVID-19. Co istotne normy te nie maja charakteru przejściowego i pozostaną w polskim systemie prawnym także po ustaniu epidemii. Nowe rozwiązania dają możliwość osobom wchodzącym w skład organów spółek wykonywania swoich obowiązków za pomocą środków komunikowania się na odległość. Ustawodawca wprowadził bowiem zasadę, zgodnie z którą zdalne działanie organów spółki jest regułą, a nie jak wcześniej wyjątkiem. Zmiana ta wywołała wiele problemów natury praktycznej, dlatego też w wyniku współpracy pomiędzy Ministerstwem Sprawiedliwości, Krajową Radą Notarialną oraz Komisją ds. Reformy Nadzoru Właścicielskiego przyjęta została rekomendacja dobrych praktyk notarialnych, pozwalająca wyeliminować wątpliwości dotyczące praktyk notarialnych podczas zgromadzeń wspólników spółek, odbywanych z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.

Udział w zgromadzeniu

Na początku rekomendacji dokonano wykładni pojęcia udziału w zgromadzeniu wspólników oraz walnym zgromadzeniu w sytuacji, gdy odbywają się one za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Autorzy rekomendacji jednoznacznie wskazali, iż przyjęte rozwiązania dają wspólnikowi (akcjonariuszowi), uczestniczącemu w zgromadzeniu za pomocą̨ środków komunikacji elektronicznej możliwość wykonywania niemal takiej samej wiązki uprawnień́ składających się̨ na prawo udziału w zgromadzeniu jak podczas fizycznej obecności w miejscu obrad. Wiązka ta obejmuje między innymi uprawnienie do udziału w głosowaniu, udziału w dyskusji, składania wniosków formalnych czy też projektów uchwał. Ponadto w rekomendacji wskazano, iż zapewnienie wspólnikom (akcjonariuszom) udziału w zgromadzeniu w rozumieniu art. 2341 § 1 i 4065 § 1 k.s.h. oznacza konieczność́ zapewnienia im technicznej możliwości wzajemnej komunikacji oraz oddania głosu osobiście lub przez pełnomocnika.

Miejsce obrad zgromadzenia

W dalszej części wskazano, iż postanowienia art. 2341 oraz art. 4065 k.s.h. nie odnoszą̨ się̨ w żaden sposób do lokalizacji, w której znajdują̨ się̨ osoby uczestniczące w zgromadzeniu wspólników czy też walnym zgromadzeniu za pośrednictwem smrodków komunikacji elektronicznej. Uznano zatem iż, mogą̨ one przebywać́ w dowolnym miejscu na terenie jakiegokolwiek państwa. Podkreślono, iż, takie rozwiązanie nie narusza postanowień́ przepisów kodeksu spółek handlowych dotyczących konieczności odbywania się̨ zgromadzeń́ spółek kapitałowych na terytorium Polski.
W rekomendacji wskazano również, iż, organizacja zgromadzenia wspólników (walnego zgromadzenia) przy pomocy środków komunikacji elektronicznej nie zwalnia spółki z określenia fizycznego miejsca tego zgromadzenia. Takim miejscem będzie pomieszczenie np. sala konferencyjna w budynku, w którym znajduje się̨ biuro spółki, kancelaria notarialna. W pomieszczeniu tym powinien przebywać notariusz protokołujący obrady zgromadzenia, natomiast wspólnicy (akcjonariusze) mogą znajdować się poza nim i uczestniczyć w zgromadzeniu za pomocą środków porozumiewania się na odległość. Wynika to z utrzymania w kodeksie spółek handlowych koncepcji odbywania się̨ zgromadzenia w miejscu rozumianym jako „określony wycinek przestrzeni geograficznej” a nie tzw. miejscu w sieci. Ponadto jest to uzasadnione rolą jaką pełni notariusz będący protokolantem, do którego zadań należy sporządzenie protokołu z przebiegu zdarzenia jakim jest walne zgromadzenie (zgromadzenie wspólników).

Tajność głosowania

Zgodnie z rekomendacją na zgromadzeniach wspólników (walnych zgromadzeniach) odbywających się zdalnie obowiązuje wymóg tajności głosowania wynikający z art. 247 § 2 zd. 1 k.s.h. i art. 420 § 2 zd. 1 k.s.h. oraz wymóg przeprowadzania głosowania tajnego na żądanie wspólnika czy też akcjonariusza. Uzasadniono to faktem, iż przepisy kodeksu spółek handlowych dotyczące udziału w zgromadzeniu wspólników (walnym zgromadzeniu) przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej nie odnoszą̨ się̨ do wymogu tajności głosowania.

Lista obecności

Rekomendacja zawiera też zasady dotyczące sporządzania protokołów zgromadzeń odbywających się za pomocą środków komunikacji elektronicznej w tym listy obecności. W przypadku spółki akcyjnej do protokołu walnego zgromadzenia zdaniem autorów rekomendacji należy dołączyć́ zarówno listę̨ obecności uczestników fizycznie obecnych w miejscu zgromadzenia jak i listę̨ akcjonariuszy głosujących korespondencyjnie lub w inny sposób przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Podkreślenia wymaga, że są̨ to różne listy, które powinny być́ dołączone do oryginału protokołu walnego zgromadzenia sporządzonego przez notariusza jako jego załączniki. W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przyjęto natomiast, iż wspólnicy głosujący za pomocą środków komunikacji elektronicznej nie muszą składać podpisów na liście obecności natomiast wspólnicy fizycznie obecni na zgromadzeniu są do tego zobowiązani. Ponadto stwierdzono, iż lista obecności powinna być́ podpisana przez przewodniczącego zgromadzenia wspólników, gdyż przewodniczący jest odpowiedzialny za treść́ listy obecności jako osoba odpowiedzialna za sprawdzenie zdolności zgromadzania wspólników do powzięcia uchwał.

Stan prawny na dzień 30.04.2021 r.