Czy compliance jest potrzebne i czym różni się od stałej obsługi prawnej lub działu prawnego?

Compliance, czyli zgodność, w tym zgodność z przepisami, odnosi się do stosowania się przez organizację (firmę) i jej pracowników do określonych norm (m.in. etycznych), standardów, regulacji, polityk lub wymogów prawnych, które dotyczą danego obszaru działalności lub branży w której ta organizacja prowadzi działalność.

W kontekście organizacji lub przedsiębiorstwa compliance obejmuje przestrzeganie wszystkich obowiązujących przepisów, zasad etycznych i norm branżowych, aby uniknąć nieprawidłowości, grzywien, sankcji lub innych konsekwencji prawnych.

Organizacja sposobu wdrożenia systemów compliance w zależności od wielkości i potrzeb organizacji może obejmować ustanowienie oficera copliance (specjalisty ds. zgodności), lub departamentu complinace, a więc całego działu ds. zgodności.

Niezależnie jednak, czy mówimy o oficerze czy o departamencie compliacne, ich działania pozostają niezmienne i obejmują przede wszystkim zadanie monitorowania, zarządzania i dostosowywania działalności firmy do różnych regulacji, tak aby zapewnić zgodność z obowiązującym prawem oraz minimalizowanie ryzyka prawnego i reputacyjnego.

To ważne szczególnie w obszarach takich jak finanse, ochrona danych osobowych, zdrowie i bezpieczeństwo, ochrona środowiska, czy handel międzynarodowy, gdzie istnieje wiele przepisów i norm, których trzeba przestrzegać.

W praktyce dział compliance może obejmować prowadzenie audytów, śledzenie zmian w przepisach, opracowywanie i wdrażanie polityk zgodności, szkolenie pracowników w zakresie przepisów, raportowanie oraz współpracę z organami regulacyjnymi. Ważne jest utrzymanie kultury zgodności w organizacji, aby wszyscy pracownicy byli świadomi i przestrzegali obowiązujących norm i przepisów.

Przestępstwa związane z obszarem compliance są zazwyczaj związane z nieprzestrzeganiem przepisów, norm etycznych lub standardów branżowych. Obejmują one szeroki zakres dziedzin, w zależności od rodzaju działalności, wielkości oraz sposobu organizacji przedsiębiorstwa.

Każda organizacja (firma) jest narażona na inne ryzyka, które w zależności od ich konsekwencji oraz prawdopodobieństwa wystąpienia wymagają przyjęcia innego sposobu zarządzania.

Zarządzanie obszarami w których wystąpienie istotnych konsekwencji jest prawdopodobne, a konsekwencje niezgodności są poważne powinno zostać objęte wewnętrznym system zarządzania ryzykiem - compliance.

Compliance obejmuje szereg czynności mających na celu zapewnienie zgodności działania organizacji – firmy z:

• przepisami prawa, standardami branżowymi, etycznymi,  w tym przeciwdziałanie nadużyciom, m.in. takim jak korupcja,
• zasadami ładu korporacyjnego i praktykami dobrego zarządzania,
• zasadami etyki w biznesie,
• oczekiwaniami społecznymi.

Wdrożenie systemów compliance ma na celu standaryzację działalności firmy i co do zasady ma pomóc w zarządzaniu organizacją. Dlatego też, sposobu przyjęcia systemu compliance w każdej firmie będzie inny, co jest zależne od rozmiaru i sposobu prowadzenia działalności, branży i wielu innych czynników, w tym zasobów: 

• osobowych,
• finansowych,
• technicznych.

Compliance wymaga indywidualnego podejścia, co wyłącza rozwiązania "pudełkowe", które nie odpowiadają w sposób zindywidualizowany na potrzeby i oczekiwania firmy.

Jeżeli uważasz, że Twój biznes ze względu na rozwój, skalę, obecną organizację wymaga standaryzacji działań podejmowanych przez pracowników, kadrę zarządzającą, oraz automatyzacji ich prawidłowego działania, powinieneś rozważyć wdrożenie procesów compliance dopasowanych do rozmiaru firmy (MŚP), branży, a przede wszystkim Twoich potrzeb oraz oczekiwań.

Compliance to coś więcej niż stała i kompleksowa obsługa prawna firmy, która obejmuje porady prawne i obsługę prawną spraw firmy. Compliance to system zarządzania zgodnością działalności organizacji, pozwalający na zarządzanie ryzykami operacyjnymi.

Compliance jest jednym z elementów szeroko pojętego zarządzania ryzykiem prawnym, a zarządzanie ryzykiem prawnym obejmuje szerszy zakres działań mających na celu ochronę firmy przed potencjalnymi problemami prawno-finansowymi. Zarządzanie ryzykiem prawnym obejmuje takie aspekty, jak analiza umów, identyfikacja potencjalnych sporów prawnych, monitorowanie zmian w przepisach oraz ocena ogólnego ryzyka związanego z działalnością firmy. Działania związane z zarządzaniem ryzykiem prawnym mają na celu ochronę przed ewentualnymi konsekwencjami prawno-finansowymi. Natomiast compliance w organizacji skupia się na tym, aby firma przestrzegała obowiązujących przepisów i standardów. Obejmuje to monitorowanie zmian w przepisach, wprowadzanie i wdrażanie polityk zgodności, a także zapewnienie, że pracownicy są świadomi i przestrzegają obowiązujących norm.

Compliance jako system bezpieczeństwa - wewnętrzny system zarządzania ryzykiem, obejmuje i koordynuje różne obszary działalności firmy, które w aspekcie prawnym dotyczą: 

• odpowiedzialności prawnej: cywilnej, skarbowej, karnej, 
• ochrony konsumentów,
• ochrony konkurencji, praw autorskich,
• odpowiedzialności podmiotów zbiorowych,
• odpowiedzialności menedżerskiej.

Compliance obejmuje systemowe podejście do zarządzania ryzkami Twojego biznesu, na które składają się:

• procedury, instrukcje, corporate governance, 
• szkolenie pracowników,
• monitorowanie i nadzór nad wdrożonymi rozwiązaniami,
• audyty prawne i organizacyjne,
• i inne działania, pozwalające na zarządzanie ryzykiem operacyjnym.

Celem wdrożenia systemu compliance jest ochrona Twojej firmy, stosowanie praktyk dobrego zarządzania, a w konsekwencji osiągnięcie sukcesu biznesowego

Potencjalne zagrożenia, które mogą wywołać dla biznesu istotne konsekwencje, przede wszystkim są związane z takimi kwestiami jak:

• ETYKA i NADUŻYCIA WEWNĘTRZNE:
  • konflikt interesów,
  • nadużycie zależności służbowej,
  • kradzieże,
  • defraudacje,
• DOKUMENTY:
  • fałszerstwo,
  • poświadczenie nieprawdy,
  • kreatywna księgowość,
• KORUPCJA:
  • czynna,
  • bierna,
  • płatna protekcja.

Ocena skutków ryzyka przy podejściu compliance, obejmuje takie ryzyka jak:

• ryzyka finansowe,
• ryzyka operacyjne,
• ryzyka prawne,
• ryzyka reputacyjne,
• bezpieczeństwo.

Zarządzanie zgodnością (compliance) przynosi wiele korzyści zarówno dla organizacji (firmy), jak i dla jej interesariuszy - klientów. Oto kilka głównych korzyści z zastosowania skutecznego programu compliance:

• budowanie zaufania do firmy w oparciu o wysokie standardy rynkowe i normy etyczne,

   

• zarządzanie ryzykami - szczególnie prawnymi,

• porządkowanie organizacji, w tym optymalizacja procesów wewnętrznych, 

• podniesienie efektywności działalności organizacyjnej firmy,
• podnosi reputację i wartość firmy.

Na tym kończymy część 1 naszego wpisu - Czy compliance jest potrzebne i czym różni się od stałej obsługi prawnej lub działu prawnego?, poświęconego zagadnieniom compliane w organizacji (firmie). W kolejnym naszym wpisie na temat compliance, poruszymy m.in. takie kwestie jak: 

• jak skutecznie wdrożyć system compliance w firmie?
• na czym polega identyfikacja obszarów i ryzyk związanych z działalnością firmy?
• czym jest ocena ryzyk i ich kategoryzacja?
• jakie procedury obejmuje system compliance?
• kto ma obowiązek wdrożyć compliance i w jakim zakresie?
• kim są sygnaliści?
• czy norma ISO37301 pomaga w działalności firmy?